会議室に設置した無線センサの検知データと、Office365 や Google Calendar の会議室予約システムを連携させることで、利用状況と予約情報の同時表示や、空予約の可視化、会議室の利用率データを得る事が可能になります。
１．会議室予約の課題と対策
オフィスの会議室では下記のような「空予約」問題があります。
- 会議室の予約をしたいが、いつも予約で一杯。しかし、実際は使われていないケースが散見される。
- 会議室を抑えにくい状態が続くと、「とりあえず空いている会議室を仮予約する」という意識が働き、さらに空きが無くなってしまう。
- 「仮予約したが不要になった予約」や「無くなった打ち合わせ」に対する予約キャンセルは早期アクションが望ましいが、キャンセルし忘れのままになっている。
会議室の空予約に関するデータが無い状態では、改善のアプローチが取り難く、結果として悪循環が続いている、と考えられます。また「空予約」以外でも予約に関する様々な課題があります。
当社サービスでは、まず「会議室の利用を可視化」サービスで、会議室の利用データを取得できるようになります。
さらに、お客様が利用している会議室予約システムと連携させる事で、会議室予約の利用実績データを取得できるようになり、空予約の可視化や利用率の算出などが可能となります。
２．主な特徴
- 会議室の空予約を可視化するなど、会議室が利用しやすくなるシステムです。
- シンプル、かつ、便利な機能をご利用いただけます。
- 無線センサが自動で検知する為、ボタンを押すなどのアクションは不要です。
- 大掛かりな工事などは不要で、安価かつ容易に開始できます。
３．同時表示機能
必要に応じて、会議室の「現在の利用状況」と「予約情報」を同時表示する画面をご用意します。
会議室の利用状況（リアルタイム）と、会議室の予約情報（例：５分毎）を１画面で確認できるスマホやPC用の画面をご用意します。
受付や会議室フロアに設置するようなサイネージ画面もご用意可能です。ご要望に合わせた画面デザインが可能です。
これらの画面があると、たくさんのメリットがあると考えられます。
例えば、「急遽、会議室を利用する必要があるが、予約で全て埋まっている」という時も、現時点での「予約されているが利用されていない会議室」がすぐに分かるようになります。
情報を取得できる場合、必要に応じて施設の予約者名などを同時に表示する事も可能です。
４．分析機能
さまざまな視点での会議室の予約実績データをご確認いただけます。
| No | 内容 |
|---|---|
| 1 | 会議室全体の予約数と空予約数をカレンダー表示 |
| 2 | 日次/月次での、会議室の利用率や空予約率などを表示 |
| 3 | 会議室予約毎の詳細データを表示、検索、CSVダウンロード |
| 4 | グラフ表示：月次での空予約数が多い主催者トップ10 |
| 5 | グラフ表示：予約時間別の利用率と予約数 |
| 6 | グラフ表示：空予約率と空予約数の月次年間推移 |
【１．会議室全体の予約数と空予約数をカレンダー表示】
【３．会議室予約毎の詳細データを表示、検索、CSVダウンロード】
【５．予約時間別の利用率と予約数】
５．対応している会議室予約システム
会議室予約システム毎の対応状況は下記になります。
| 名称 | 状況 | 内容 |
|---|---|---|
| Office365 | 対応済 | Graph API を利用します。 |
| Google Calendar | 対応済 | Google Calendar API を利用します。 |
| サイボウズ | 未定 | ご要望があればサービス対応可能です。 |
６．その他
- 対象となる会議室の広さは問いません。とても大きい会議室やセミナールームなどの場合、複数のセンサを配置する事で機能します。
- 「空予約」と判断する閾値は設定が可能です。詳細は当社担当者にお問い合わせください。
- 無線センサを使った基本機能の説明は「会議室IoT」に記載しております。
７．導入事例
導入事例は下記になります。
| 活用事例 | お客様 | 導入時 |
|---|---|---|
| ワークブースと会議室の利用状況・予約状況をサイネージ表示 | 非公開(コンサルティング業) | 2021年12月 |