会議室予約システムとの連携

会議室に設置した無線センサの検知データと、Office365などの会議室予約システムを連携させることで、空予約の可視化や、会議室の利用率データを得る事が可能になります。

1.会議室予約の課題と対策

オフィスの会議室では下記のような「空予約」問題があります。

  • 会議室の予約をしたいが、いつも予約で一杯。しかし、実際は使われていないケースが散見される。
  • 会議室を抑えにくい状態が続くと、「とりあえず空いている会議室を仮予約する」という意識が働き、さらに空きが無くなってしまう。
  • 「仮予約したが不要になった予約」や「無くなった打ち合わせ」に対する予約キャンセルは早期アクションが望ましいが、キャンセルし忘れのままになっている。

会議室の空予約に関するデータが無い状態では、改善のアプローチが取り難く、結果として悪循環が続いている、と考えられます。また「空予約」以外でも予約に関する様々な課題があります。

当社サービスでは、まず「会議室の利用を可視化」サービスで、会議室の利用データを取得できるようになります。

さらに、お客様が利用している会議室予約システムと連携させる事で、会議室予約の利用実績データを取得できるようになり、空予約の可視化利用率の算出などが可能となります。

2.主な特徴

  • 会議室の空予約を可視化するなど、会議室が利用しやすくなるシステムです。
  • シンプル、かつ、便利な機能をご利用いただけます。
  • 無線センサが自動で検知する為、ボタンを押すなどのアクションは不要です。
  • 大掛かりな工事などは不要で、安価かつ容易に開始できます。

3.リアルタイム機能

必要に応じて、会議室の「現在の利用状況」と「予約情報」を表示する画面をご用意します。

会議室の利用状況(リアルタイム)と、会議室の予約情報(5分毎)を1画面で確認できるスマホやPC用の画面をご用意します。

受付や会議室フロアに設置するようなサイネージ画面もご用意可能です。ご要望に合わせた画面デザインが可能です。

これらの画面があると、たくさんのメリットがあると考えられます。

例えば、「急遽、会議室を利用する必要があるが、予約で全て埋まっている」という時も、現時点での「予約されているが利用されていない会議室」がすぐに分かるようになります。

4.分析機能

さまざまな視点での会議室の予約実績データをご確認いただけます。

No 内容
1 会議室全体の予約数と空予約数をカレンダー表示
2 日次/月次での、会議室の利用率や空予約率などを表示
3 会議室予約毎の詳細データを表示、検索、CSVダウンロード
4 グラフ表示:月次での空予約数が多い主催者トップ10
5 グラフ表示:予約時間別の利用率と予約数
6 グラフ表示:空予約率と空予約数の月次年間推移

【1.会議室全体の予約数と空予約数をカレンダー表示】

【3.会議室予約毎の詳細データを表示、検索、CSVダウンロード】

【5.予約時間別の利用率と予約数】

5.対応している会議室予約システム

会議室予約システム毎の対応状況は下記になります。

名称 状況 内容
Office365 対応済 Graph APIを利用します。
Google G Suite 未定 ご要望があればサービス対応可能です。
サイボウズ 未定 ご要望があればサービス対応可能です。

6.その他

  • 対象となる会議室の広さは問いません。とても大きい会議室やセミナールームなどの場合、複数のセンサを配置する事で機能します。
  • 「空予約」と判断する閾値は設定が可能です。詳細は当社担当者にお問い合わせください。
  • 無線センサを使った基本機能の説明は「会議室の利用を可視化」に記載しております。

7.サービス料金

サービス料金は、初期費用と月額で構成されます。

初期費用は「機器料金」と「導入作業」です。月額は主に「Webサービス利用料」と「プログラム利用料」となります。

お見積は、ご要件をお聞きした上での個別見積となります。

サンプル料金は下記になります。(ご要件や会議室のレイアウト等によって変動します。)

No 内容 初期 月額
1 会議室5箇所(GW2台)、管理者機能、分析 約49万円 12,650円
2 会議室10箇所(GW3台)、管理者機能、分析 約72万円 21,700円
3 会議室10箇所(GW3台)、管理者機能、サイネージ、リアルタイムと分析 約99万円 39,700円