会議室予約システムと連携

会議室に設置した無線センサの検知データと、Office365 や Google Calendar の会議室予約システムを連携させることで、利用状況と予約情報の同時表示や、空予約の可視化、会議室の利用率データを得る事が可能になります。

１．会議室予約の課題と対策

オフィスの会議室では下記のような「空予約」問題があります。

• 会議室の予約をしたいが、いつも予約で一杯。しかし、実際は使われていないケースが散見される。
• 会議室を抑えにくい状態が続くと、「とりあえず空いている会議室を仮予約する」という意識が働き、さらに空きが無くなってしまう。
• 「仮予約したが不要になった予約」や「無くなった打ち合わせ」に対する予約キャンセルは早期アクションが望ましいが、キャンセルし忘れのままになっている。

会議室の空予約に関するデータが無い状態では、改善のアプローチが取り難く、結果として悪循環が続いている、と考えられます。また「空予約」以外でも予約に関する様々な課題があります。

当社サービスでは、まず「会議室の利用を可視化」サービスで、会議室の利用データを取得できるようになります。

さらに、お客様が利用している会議室予約システムと連携させる事で、会議室予約の利用実績データを取得できるようになり、空予約の可視化や利用率の算出などが可能となります。

２．主な特徴

• 会議室の空予約を可視化するなど、会議室が利用しやすくなるシステムです。
• シンプル、かつ、便利な機能をご利用いただけます。
• 無線センサが自動で検知する為、ボタンを押すなどのアクションは不要です。
• 大掛かりな工事などは不要で、安価かつ容易に開始できます。

３．同時表示機能

必要に応じて、会議室の「現在の利用状況」と「予約情報」を同時表示する画面をご用意します。

会議室の利用状況（リアルタイム）と、会議室の予約情報（例：５分毎）を１画面で確認できるスマホやPC用の画面をご用意します。

受付や会議室フロアに設置するようなサイネージ画面もご用意可能です。ご要望に合わせた画面デザインが可能です。

これらの画面があると、たくさんのメリットがあると考えられます。

例えば、「急遽、会議室を利用する必要があるが、予約で全て埋まっている」という時も、現時点での「予約されているが利用されていない会議室」がすぐに分かるようになります。

情報を取得できる場合、必要に応じて施設の予約者名などを同時に表示する事も可能です。

４．分析機能

さまざまな視点での会議室の予約実績データをご確認いただけます。

以下は、会議室予約毎の詳細データを表示、検索、CSVダウンロードが出来る管理者用Web画面のサンプルです。

５．会議室予約システムの対応状況

会議室予約システムの対応状況は下記になります。

名称	同時表示機能	分析機能	内容
Office365	対応済	対応済	Graph API を利用します。
Google Calendar	対応済	対応予定	Google Calendar API を利用します。

６．その他

• 「空予約」と判断する閾値は設定が可能です。詳細は当社担当者にお問い合わせください。
• 無線センサを使った基本機能の説明は「会議室IoT」に記載しております。

７．導入事例

導入事例は下記になります。

活用事例	お客様	導入時
ワークブースと会議室の利用状況・予約状況をサイネージ表示	非公開(コンサルティング業)	2021年12月